Nie. Faktury proformy nie wystawia się w KSeF i nie trzeba jej do tego systemu wysyłać. Proforma nie jest fakturą VAT w rozumieniu ustawy o VAT, lecz dokumentem informacyjnym lub ofertowym. Nie dokumentuje sprzedaży, nie powoduje powstania obowiązku podatkowego i nie daje nabywcy prawa do odliczenia VAT.
Faktura proforma a faktura w KSeF – czym się różnią?
KSeF służy do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Taki dokument ma formę pliku XML, jest wystawiany przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur i otrzymuje numer identyfikujący w systemie.
Proforma może zawierać dane podobne do tych, które znajdują się na fakturze VAT, ale sama nazwa i układ dokumentu nie nadają mu statusu faktury. W praktyce pełni funkcję oferty, potwierdzenia zamówienia albo wezwania do zapłaty przed wystawieniem właściwego dokumentu sprzedaży.
| Cecha | Faktura proforma | Faktura ustrukturyzowana w KSeF |
|---|---|---|
| Status prawny | Dokument informacyjny lub handlowy, nie faktura VAT. | Dokument podatkowy zdefiniowany w ustawie o VAT. |
| Cel | Przedstawienie warunków transakcji, oferty lub kwoty do zapłaty. | Udokumentowanie sprzedaży albo innego zdarzenia wymagającego wystawienia faktury. |
| Obowiązek podatkowy | Nie powoduje powstania obowiązku podatkowego i nie daje prawa do odliczenia VAT. | Może dokumentować zdarzenie związane z obowiązkiem podatkowym. |
| Raportowanie do KSeF | Nie podlega wysyłce do KSeF. | Jest wystawiana i obsługiwana w KSeF, gdy obowiązek stosowania systemu ma zastosowanie. |
| Wymogi techniczne | Może być przekazana na przykład jako PDF, wydruk lub wiadomość elektroniczna. | Ma postać ustrukturyzowanego pliku XML zgodnego ze strukturą KSeF. |
Podstawą tego rozróżnienia jest Ustawa o VAT. Pojęcie „faktura proforma” nie oznacza w niej odrębnego rodzaju faktury. Stanowisko, zgodnie z którym proforma nie jest fakturą w rozumieniu przepisów o VAT, potwierdził także Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji 0111-KDIB3-1.4012.67.2022.1.KO.
Jak używać proform po wdrożeniu KSeF?
Wprowadzenie obowiązku korzystania z KSeF nie oznacza zakazu wystawiania proform. Można nadal stosować je w obrocie gospodarczym, ale trzeba prowadzić je poza KSeF i wyraźnie oddzielić od faktur VAT.
Wewnętrzne zasady obiegu proform powinny obejmować przede wszystkim:
- Oznaczenie dokumentu – użyj widocznego określenia „FAKTURA PROFORMA”, aby odbiorca nie pomylił go z fakturą VAT.
- Oddzielną numerację – nie łącz serii numeracyjnej proform z numeracją faktur sprzedażowych.
- Powiązanie z transakcją – zachowaj możliwość połączenia proformy z zamówieniem, płatnością i późniejszą fakturą VAT.
- Kontrolę płatności – monitoruj wpłaty i ustal, kiedy należy wystawić właściwą fakturę.
- Przekazanie poza KSeF – proformę możesz wysłać kontrahentowi na przykład jako PDF albo przekazać w innej formie przyjętej w firmie.
Jeżeli proforma dotyczy przedpłaty, po otrzymaniu środków trzeba ocenić, jaki dokument podatkowy należy wystawić i w jakim terminie. Sama proforma nie zastępuje faktury zaliczkowej ani faktury dokumentującej sprzedaż. Właściwa faktura, jeżeli podlega KSeF, powinna zostać wystawiona zgodnie z zasadami obowiązującymi dla tego systemu.
Dlaczego nazwa „faktura proforma” może wprowadzać w błąd?
Źródłem nieporozumień jest słowo „faktura”. Sugeruje ono dokument sprzedaży, mimo że proforma nie ma takiego charakteru. Może wyglądać podobnie do faktury VAT i zawierać dane stron, opis towaru lub usługi, ceny oraz stawki VAT, ale nie wywołuje skutków podatkowych.
Do KSeF trafia faktura ustrukturyzowana, a nie dokument nazwany proformą. O mocy podatkowej faktury decyduje jej status prawny i prawidłowe wystawienie, a nie samo użycie słowa „faktura” w nazwie dokumentu.
Dlatego proformę należy traktować jako narzędzie handlowe, a fakturę z KSeF jako dokument podatkowy. Rozdzielenie obu dokumentów w numeracji, systemach i procedurach ogranicza ryzyko pomyłki przy księgowaniu oraz rozliczaniu płatności.
Proforma pozostaje legalnym dokumentem biznesowym, ale nie jest fakturą VAT i nie podlega raportowaniu w KSeF. Do systemu należy przesłać właściwą fakturę ustrukturyzowaną, jeżeli dana transakcja jest objęta obowiązkiem fakturowania w KSeF.
