Faktura zagraniczna a KSeF – czy trzeba ją wystawiać?

Tak, ale nie każda faktura zagraniczna trafia do KSeF. Decydujące znaczenie ma to, kto wystawia dokument. Polski podatnik wystawiający fakturę dla zagranicznej firmy co do zasady przesyła ją do KSeF, niezależnie od kraju nabywcy. Faktura otrzymana od zagranicznego dostawcy pozostaje poza systemem, chyba że dostawca działa w Polsce przez zaangażowane w transakcję stałe miejsce prowadzenia działalności.

Faktura zagraniczna a KSeF – najważniejsza zasada

KSeF jest systemem krajowym. Zagraniczny kontrahent bez polskiej siedziby lub zaangażowanego w transakcję SMPD zwykle nie ma dostępu do systemu i nie odbierze z niego dokumentu. Nie zwalnia to jednak polskiego sprzedawcy z obowiązku wystawienia faktury ustrukturyzowanej.

W praktyce trzeba rozdzielić dwa obiegi. Fakturę sprzedażową wystawiasz i przesyłasz do KSeF, a następnie przekazujesz kontrahentowi poza systemem. Fakturę zakupową od zagranicznego dostawcy otrzymujesz dotychczasowym kanałem i księgujesz poza KSeF.

Kiedy faktura zagraniczna trafia do KSeF?

Poniższa tabela pokazuje podstawowy podział obowiązków:

Jak wystawić fakturę dla zagranicznego kontrahenta?

Przy sprzedaży do firmy z Unii Europejskiej lub spoza niej postępuj według następującej kolejności:

1. Wystaw fakturę w systemie księgowym – dokument powinien być zgodny ze strukturą FA(3), a dane nabywcy należy wskazać z właściwym identyfikatorem zagranicznym i kodem kraju.
2. Prześlij fakturę do KSeF – po poprawnym przyjęciu dokument otrzyma numer KSeF. Formalnym dokumentem jest faktura ustrukturyzowana w formacie XML.
3. Wygeneruj wizualizację – przygotuj PDF lub inną uzgodnioną formę dokumentu. Wizualizacja powinna odzwierciedlać dane faktury zapisane w KSeF.
4. Przekaż dokument kontrahentowi – wyślij go e-mailem, przez EDI, portal klienta albo w formie papierowej, jeżeli taki sposób uzgodniły strony.

Wizualizacja przekazywana zagranicznemu kontrahentowi musi zawierać kod QR. Umożliwia on sprawdzenie autentyczności faktury i jej danych bez logowania do polskiego KSeF. PDF bez wymaganego kodu QR nie spełnia funkcji prawidłowej wizualizacji udostępnianej poza systemem.

Faktura może być wystawiona w walucie obcej i w języku obcym. KSeF nie zmienia zasad przeliczania kwot VAT ani reguł ustalania miejsca opodatkowania. Trzeba jednak zadbać, aby dane przekazane w XML i na wizualizacji były ze sobą zgodne.

Dlaczego faktury zakupowe z zagranicy nie trafiają do KSeF?

KSeF nie służy do ręcznego raportowania wszystkich dokumentów kosztowych. Jeżeli fakturę wystawia firma z Niemiec, Stanów Zjednoczonych, Wielkiej Brytanii lub innego państwa i nie działa ona w Polsce przez zaangażowane SMPD, dokument nie pojawi się automatycznie w systemie.

Dotyczy to między innymi faktur za reklamy Google lub Meta, usługi AWS, licencje, doradztwo oraz towar nabywany w ramach WNT. Otrzymujesz taki dokument e-mailem, z panelu dostawcy albo w formie papierowej. Nie ma potrzeby ręcznego wprowadzania go do KSeF.

Fakturę trzeba natomiast ująć w systemie księgowym i rozliczyć zgodnie z właściwą procedurą VAT. Przy imporcie usług polski podatnik może mieć obowiązek wykazania podatku należnego i naliczonego. WNT również pozostaje poza KSeF, choć podlega rozliczeniu w ewidencji VAT i JPK_V7. Szczegółowy sposób księgowania zależy od rodzaju transakcji, dlatego nie należy utożsamiać braku dokumentu w KSeF z brakiem obowiązków podatkowych.

SMPD i samofakturowanie – szczególne przypadki

SMPD, czyli stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, może sprawić, że zagraniczny podmiot będzie musiał korzystać z KSeF. Sam polski NIP nie przesądza jeszcze o istnieniu SMPD. Znaczenie ma to, czy firma ma w Polsce odpowiednie zaplecze techniczne i personalne oraz czy to zaplecze uczestniczy w konkretnej dostawie lub usłudze.

Jeżeli zagraniczny podmiot ma SMPD w Polsce i miejsce to bierze udział w transakcji, faktura może podlegać takim samym zasadom jak dokument wystawiany przez podatnika krajowego. Ocena SMPD wymaga analizy konkretnego modelu działalności. Sam magazyn, rejestracja do VAT albo polski NIP nie zawsze wystarczą do wyciągnięcia takiego wniosku.

W przypadku samofakturowania znaczenie ma faktyczny wystawca dokumentu. Jeżeli polska firma wystawia fakturę w imieniu zagranicznego kontrahenta, dokument przesyła do KSeF i przekazuje partnerowi poza systemem. Jeżeli natomiast fakturę w imieniu polskiej firmy wystawia zagraniczny nabywca, zastosowanie mogą mieć odrębne wyłączenia, a dokument nie musi być wystawiany w KSeF przez zagranicznego kontrahenta.

Przy organizacji obiegu dokumentów sprawdź w szczególności następujące kwestie:

• Status wystawcy – ustal, czy fakturę wystawia polski podatnik, zagraniczna firma czy polski nabywca w ramach samofakturowania.
• Udział SMPD – zweryfikuj, czy polskie zaplecze zagranicznego kontrahenta uczestniczy w konkretnej transakcji.
• Kanał przekazania – uzgodnij z zagranicznym odbiorcą e-mail, EDI, portal albo inny sposób dostarczenia dokumentu.
• Wizualizacja i kod QR – przy przekazywaniu faktury wystawionej w KSeF poza systemem zadbaj o prawidłowy kod QR.

Najprostsza reguła operacyjna brzmi: sprzedaż wystawiana przez polską firmę trafia do KSeF, a zakup od zagranicznego dostawcy pozostaje poza systemem, z wyjątkami dotyczącymi między innymi SMPD i samofakturowania. Dzięki takiemu rozdzieleniu łatwiej ustawić dwa równoległe obiegi dokumentów bez prób ręcznego przesyłania zagranicznych faktur zakupowych do KSeF.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej ani prawnej. Przepisy dotyczące KSeF mogą się zmieniać, dlatego w przypadku nietypowej struktury transakcji, SMPD lub samofakturowania warto zweryfikować stan prawny i skonsultować go z doradcą podatkowym.