Tak. Jeżeli jako polski podatnik masz obowiązek korzystania z KSeF, fakturę dla zagranicznego kontrahenta wystawiasz w tym systemie. Odbiorca nie musi mieć dostępu do KSeF. Po nadaniu numeru KSeF przekazujesz mu wizualizację dokumentu, najczęściej PDF z kodem QR, e-mailem, przez portal klienta albo w inny uzgodniony sposób.
Dlaczego zagraniczny kontrahent nie zwalnia z KSeF?
Obowiązek zależy przede wszystkim od statusu wystawcy i rodzaju dokumentowanej czynności, a nie od kraju siedziby nabywcy. KSeF jest systemem służącym polskiemu podatnikowi do wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Zagraniczna firma bez polskiego dostępu do systemu nie pobierze dokumentu po zalogowaniu, ale nie zmienia to obowiązku sprzedawcy.
Formalną fakturą jest plik XML zgodny ze strukturą FA(3), przyjęty przez KSeF i oznaczony numerem KSeF. PDF stanowi jego wizualizację. Możesz przygotować ją w języku angielskim lub w wersji dwujęzycznej, pod warunkiem że treść odpowiada danym przesłanym do systemu.
Jak wystawić fakturę dla zagranicznego kontrahenta?
Proces składa się z wystawienia dokumentu w KSeF oraz przekazania jego czytelnej wersji odbiorcy. W praktyce wykonaj następujące czynności:
- Przygotuj fakturę – w programie finansowo-księgowym zintegrowanym z KSeF albo w narzędziu udostępnionym przez Ministerstwo Finansów. Wprowadź zagraniczny numer identyfikacyjny kontrahenta i kod jego kraju.
- Prześlij dokument do KSeF – po pozytywnej weryfikacji pliku XML system nada fakturze numer KSeF. Dopiero wtedy dokument uzyskuje status faktury ustrukturyzowanej, z wyjątkiem szczególnych trybów offline.
- Wygeneruj wizualizację – pobierz PDF odzwierciedlający dane faktury przyjętej przez KSeF. W przypadku faktury przekazywanej poza systemem wizualizacja powinna zawierać kod QR oraz numer KSeF.
- Przekaż dokument odbiorcy – wyślij PDF e-mailem, udostępnij go w portalu klienta, przekaż przez EDI albo zastosuj inną formę uzgodnioną z kontrahentem.
Uwaga: PDF bez kodu QR nie jest pełnowartościową wizualizacją przeznaczoną do weryfikacji poza KSeF. Kod pozwala sprawdzić, czy dokument istnieje w systemie i czy dane wizualizacji odpowiadają fakturze ustrukturyzowanej. Przy fakturze wystawionej offline, która nie ma jeszcze numeru KSeF, mogą być wymagane dwa kody QR, w tym kod „CERTYFIKAT”.
Sprzedaż zagraniczna a zakup z zagranicy
Najczęstsza pomyłka polega na traktowaniu sprzedaży i zakupu zagranicznego tak samo. Decyduje to, kto wystawia fakturę.
| Rodzaj transakcji | Czy faktura trafia do KSeF? | Co robi polski przedsiębiorca? |
|---|---|---|
| Sprzedaż zagraniczna, np. WDT lub eksport usług | Tak, jeśli faktura podlega polskim przepisom i wystawca jest objęty obowiązkiem KSeF | Wystawia dokument w KSeF, a następnie przekazuje kontrahentowi wizualizację, np. PDF z kodem QR |
| Zakup zagraniczny, np. WNT lub import usług | Nie, jeżeli fakturę wystawia zagraniczny dostawca bez polskiej siedziby lub właściwego SMPD | Otrzymuje dokument poza KSeF i rozlicza go w ewidencji zgodnie z zasadami właściwymi dla transakcji |
| Faktura od zagranicznej firmy z polskim SMPD uczestniczącym w transakcji | Może podlegać KSeF | Trzeba ustalić status podmiotu i udział stałego miejsca prowadzenia działalności w konkretnej dostawie lub usłudze |
KSeF nie służy do raportowania faktur otrzymywanych od zagranicznych dostawców. Dokument za import usług, WNT albo import towarów pozostaje poza systemem, chyba że szczególne okoliczności powodują, że fakturę wystawia podmiot objęty polskim obowiązkiem.
Wyjątki dotyczące sprzedaży dla zagranicy
Nie każda sprzedaż zagraniczna musi być dokumentowana w KSeF. Znaczenie mają status nabywcy, procedura VAT oraz udział polskiej działalności w transakcji.
Najważniejsze przypadki to:
- B2C – faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności, także konsumentów z zagranicy, nie są objęte obowiązkowym KSeF. Możesz wystawić je poza systemem albo dobrowolnie użyć KSeF.
- OSS i IOSS – sprzedaż rozliczana w tych procedurach podlega odrębnym zasadom i jest wyłączona z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych w zakresie wskazanym w przepisach.
- Samofakturowanie – jeżeli fakturę w imieniu polskiego sprzedawcy wystawia zagraniczny nabywca, trzeba sprawdzić szczególne wyłączenia. Jeżeli dokument faktycznie wystawia polski podatnik lub uprawniony przez niego podmiot, może być konieczne przesłanie go do KSeF.
- Zagraniczna firma z SMPD – stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce może powodować obowiązek korzystania z KSeF, ale tylko wtedy, gdy uczestniczy ono w konkretnej dostawie lub usłudze.
Samo posiadanie polskiego NIP nie rozstrzyga jeszcze, czy zagraniczny podmiot ma obowiązek wystawiania faktur w KSeF. Ustalenie, czy istnieje stałe miejsce prowadzenia działalności i czy bierze udział w transakcji, wymaga analizy konkretnego modelu działalności. Przy wątpliwościach warto skonsultować tę kwestię z doradcą podatkowym.
Co zrobić, gdy kontrahent nie ma kodu QR albo nie może wejść do KSeF?
Nie wysyłaj zwykłego PDF-a wygenerowanego niezależnie od faktury przyjętej w systemie. Pobierz wizualizację z programu obsługującego KSeF albo dodaj do niej wymagane oznaczenia. Następnie przekaż dokument kontrahentowi w uzgodnionym kanale.
Jeżeli odbiorca potrzebuje dodatkowych danych, możesz ustalić z nim język wizualizacji, sposób dostarczenia dokumentu oraz zakres informacji biznesowych. Nie zmienia to jednak danych faktury w XML. W razie korekty wystawiasz fakturę korygującą w KSeF i przekazujesz jej wizualizację w taki sam sposób jak dokument pierwotny.
Dla sprzedaży zagranicznej najbezpieczniejszy model to: faktura ustrukturyzowana w KSeF, PDF z kodem QR dla kontrahenta oraz potwierdzenie wysyłki w dokumentacji firmy. Dzięki temu rozdzielasz formalne wystawienie faktury od technicznego doręczenia jej odbiorcy.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej ani prawnej. Zasady oraz terminy korzystania z KSeF mogą się zmieniać, dlatego w sprawach dotyczących SMPD, OSS, samofakturowania lub wyjątków od obowiązku warto sprawdzić aktualne wyjaśnienia Ministerstwa Finansów albo skonsultować się ze specjalistą.
