Faktura wewnętrzna a KSeF – jak rozliczać dokumenty?
Faktury wewnętrznej nie wystawia się w KSeF. To pojęcie historyczne, które zostało wycofane z obrotu prawnego od 1 stycznia 2013 r. KSeF obejmuje faktury ustrukturyzowane dokumentujące sprzedaż, a nie dokumenty służące do wewnętrznego rozliczenia VAT.
Czy fakturę wewnętrzną trzeba wysłać do KSeF?
Nie. Faktura wewnętrzna nie jest fakturą w rozumieniu obecnych przepisów o VAT, dlatego nie można jej wystawić ani przekazać do Krajowego Systemu e-Faktur.
KSeF służy do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Nie obejmuje dokumentów, które nie potwierdzają sprzedaży na rzecz kontrahenta, lecz pomagają podatnikowi rozliczyć podatek po swojej stronie. Dotyczy to między innymi dokumentacji związanej z WNT, importem usług czy nieodpłatnym przekazaniem towarów.
Warto przy tym rozróżnić dawną fakturę wewnętrzną od obecnego dokumentu wewnętrznego. Podobna nazwa nie oznacza, że są to te same dokumenty.
Faktura wewnętrzna a dowód wewnętrzny – czym się różnią?
Faktura wewnętrzna była związana z rozliczaniem VAT. Przed zmianą przepisów wykorzystywano ją między innymi przy transakcjach, w których podatnik sam naliczał podatek należny. Po zniesieniu obowiązku jej stosowania podatnik może sporządzać dokument pomocniczy, ale nie jest on fakturą w rozumieniu ustawy o VAT.
Dowód wewnętrzny to z kolei dokument księgowy wykorzystywany przede wszystkim przy rozliczaniu podatku dochodowego, na przykład w KPiR. Może dokumentować określone koszty, gdy przepisy pozwalają na ich ujęcie na podstawie takiego dowodu. Nie służy jednak do wystawiania faktur sprzedażowych ani do przesyłania danych do KSeF.
| Cecha | Faktura wewnętrzna | Dowód wewnętrzny |
|---|---|---|
| Status | Dokument historyczny, niewystępujący obecnie jako obowiązkowa faktura | Dokument stosowany w określonych rozliczeniach księgowych |
| Cel | Dawniej służyła do rozliczenia VAT przy wybranych transakcjach | Może dokumentować wybrane koszty w podatku dochodowym |
| Podatek | VAT | PIT lub CIT |
| KSeF | Nie jest wystawiana ani wysyłana do KSeF | Nie jest fakturą ustrukturyzowaną i również nie trafia do KSeF |
Przewiń tabelę w bok →
Jak rozliczać WNT i import usług bez faktury wewnętrznej?
Transakcje, przy których dawniej sporządzano faktury wewnętrzne, rozlicza się obecnie bezpośrednio w ewidencji VAT oraz w pliku JPK_V7. Podatnik ustala podstawę opodatkowania i kwotę VAT zgodnie z zasadami dotyczącymi danej transakcji, a następnie ujmuje je w odpowiednich pozycjach ewidencji.
W części ewidencyjnej JPK_V7 stosuje się oznaczenie WEW, gdy zapis wynika z dokumentu wewnętrznego. Oznaczenie to nie oznacza wysłania dokumentu do KSeF. Jest informacją dla celów ewidencji VAT, że zapis nie został oparty na fakturze otrzymanej od sprzedawcy.
W ten sposób mogą być rozliczane między innymi:
- wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów, czyli WNT
- import usług, gdy polski nabywca rozlicza VAT
- nieodpłatne przekazanie towarów lub świadczenie usług podlegające opodatkowaniu
- inne czynności, przy których przepisy nakładają na podatnika obowiązek samonaliczenia VAT
Podstawą ustalenia danych do rozliczenia może być na przykład faktura otrzymana od zagranicznego kontrahenta, dokument celny albo inny dowód potwierdzający przebieg transakcji. Samo rozliczenie podatku następuje jednak w ewidencji VAT i JPK_V7, a nie przez wystawienie faktury w KSeF.
Jakie dokumenty nie trafiają do KSeF?
KSeF nie służy do obsługi wszystkich dokumentów znajdujących się w obiegu gospodarczym. Poza systemem pozostają w szczególności:
- faktury wewnętrzne i dokumenty wewnętrzne oznaczane w JPK symbolem WEW
- noty księgowe, w tym noty obciążeniowe i dokumenty o podobnym charakterze
- faktury pro forma, które nie są fakturami w rozumieniu ustawy o VAT
- dowody księgowe wykorzystywane do rozliczeń wewnętrznych lub podatku dochodowego
Najważniejsza zasada jest więc prosta: brak faktury wewnętrznej w KSeF nie oznacza braku obowiązku rozliczenia VAT. Podatek trzeba wykazać w odpowiedniej ewidencji i JPK_V7, ale nie ma potrzeby generowania dla tej czynności faktury ustrukturyzowanej.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje indywidualnej porady podatkowej. W przypadku nietypowych transakcji sposób ujęcia dokumentów warto potwierdzić z doradcą podatkowym lub księgowym.
O autorze
Wiadomości i porady ze świata biznesu, tworzone przez doświadczony zespół, który stawia na rzetelność, praktyczne wskazówki i świeże spojrzenie na zmieniającą się rzeczywistość.
Wszystkie wpisy autora
