Nie musisz wystawiać faktury dla osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej w KSeF. Faktury B2C są wyłączone z obowiązku korzystania z systemu, a ich wystawianie w KSeF pozostaje dobrowolne. Możesz więc przekazać konsumentowi fakturę papierową albo elektroniczną, na przykład w PDF. Jeżeli wybierzesz KSeF, musisz zapewnić klientowi dostęp do dokumentu poza jego kontem w systemie.
Faktura B2B a B2C – kiedy KSeF jest obowiązkowy?
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, służy do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Ustawa o VAT rozróżnia jednak transakcje z podatnikami i sprzedaż na rzecz konsumentów.
| Typ transakcji | Obowiązek KSeF | Uwagi |
|---|---|---|
| B2B – firma dla firmy | Co do zasady tak | Faktura jest wystawiana dla podatnika, który posługuje się NIP-em. Obowiązek wchodzi zgodnie z ustawowymi etapami i wyjątkami. |
| B2C – firma dla osoby fizycznej nieprowadzącej działalności | Nie | Fakturę można wystawić w KSeF dobrowolnie albo przekazać ją papierowo lub elektronicznie poza systemem. |
| Zakup prywatny osoby prowadzącej działalność | Nie | Jeżeli osoba z jednoosobową działalnością kupuje towar lub usługę na własny użytek i nie podaje NIP-u, transakcja ma charakter B2C. |
Wyłączenie faktur konsumenckich z obowiązku wynika wprost z art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT. Dobrowolne wystawienie kilku faktur B2C w KSeF nie oznacza, że przedsiębiorca musi od tej pory przesyłać do systemu wszystkie faktury dla konsumentów.
Jak wystawić fakturę B2C w KSeF?
Jeżeli chcesz korzystać z KSeF także przy sprzedaży konsumenckiej, wystawiasz fakturę ustrukturyzowaną w formacie XML, korzystając z programu zintegrowanego z systemem albo z narzędzia Ministerstwa Finansów. Po przyjęciu dokumentu KSeF nadaje mu numer.
Konsument nie musi zakładać konta w KSeF. Nie odbierze też faktury w taki sam sposób jak podatnik posiadający NIP. Dlatego sprzedawca powinien przekazać mu dokument w uzgodnionej formie. Możliwe są między innymi następujące rozwiązania:
- PDF lub wydruk – wizualizacja faktury może zostać wysłana e-mailem albo przekazana w formie papierowej.
- Numer KSeF – konsument może wykorzystać go do uzyskania dokumentu przez anonimowy dostęp w Aplikacji Podatnika KSeF.
- Kod QR – wizualizacja przekazana poza systemem powinna umożliwiać sprawdzenie faktury w KSeF.
- Uzgodniony sposób przekazania – forma dokumentu powinna odpowiadać ustaleniom ze sprzedawcą i potrzebom klienta.
Samo wystawienie faktury w KSeF nie zastępuje przekazania jej konsumentowi. Sprzedawca powinien zadbać o to, aby klient faktycznie otrzymał dokument, na przykład jako PDF z kodem QR albo wydruk.
Jakie dane zawiera faktura dla osoby fizycznej?
Faktura dla konsumenta jest fakturą VAT, ale różni się od dokumentu B2B przede wszystkim danymi nabywcy. Osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej nie musi podawać NIP-u. Na fakturze umieszcza się jej imię, nazwisko i adres.
Szybkie przypomnienie:
- Imię i nazwisko nabywcy są podstawowymi danymi identyfikującymi konsumenta.
- Na fakturze należy podać adres nabywcy.
- NIP konsumenta nie jest wymagany.
- Nie trzeba zastępować NIP-u numerem PESEL ani numerem dowodu osobistego.
- Pozostałe elementy faktury VAT pozostają bez zmian, w tym dane sprzedawcy, numer dokumentu, daty, opis towaru lub usługi, ceny, stawki i kwoty podatku.
Jeżeli konsument nie żąda faktury, sprzedaż może być udokumentowana paragonem, o ile sprzedawca ma obowiązek korzystania z kasy rejestrującej. Gdy nabywca zażąda faktury w ustawowym terminie, trzeba ją wystawić, ale nadal nie ma obowiązku przesyłania jej do KSeF.
Dla faktur B2C wybór jest prosty: możesz pozostać przy papierze lub PDF-ie, albo dobrowolnie włączyć faktury konsumenckie do KSeF. W drugim wariancie pamiętaj o przekazaniu klientowi wizualizacji lub numeru KSeF, ponieważ konsument nie korzysta z systemu przez konto podatnika.
