Faktura WDT a KSeF – jak wystawiać dokumenty w systemie?

Fakturę WDT wystawianą przez polskiego podatnika należy przekazać do KSeF, nawet gdy nabywcą jest firma z innego państwa UE. KSeF rejestruje dokument po stronie polskiego wystawcy, ale nie dostarcza go zagranicznemu kontrahentowi. Dlatego potrzebny jest podwójny obieg: wysyłka faktury ustrukturyzowanej do KSeF oraz przekazanie wizualizacji, najczęściej PDF-u z kodem QR, nabywcy.

Czy faktura WDT musi trafić do KSeF?

Tak, jeżeli fakturę wystawia podatnik objęty polskim systemem e-fakturowania. O obowiązku decyduje przede wszystkim status wystawcy i jego związek z polskim systemem podatkowym, a nie kraj siedziby nabywcy. Polski przedsiębiorca dokumentujący wewnątrzwspólnotową dostawę towarów wystawia fakturę ustrukturyzowaną w KSeF.

Zagraniczny kontrahent bez polskiego numeru NIP nie korzysta z KSeF tak jak polski podatnik. Nie należy więc zakładać, że po przyjęciu dokumentu przez system faktura automatycznie trafi do odbiorcy. KSeF służy do rejestracji dokumentu po stronie polskiego wystawcy, a dostarczenie faktury handlowej pozostaje osobnym obowiązkiem.

Ta zasada dotyczy WDT, ale nie należy przenosić jej automatycznie na faktury zakupowe. Dokumenty otrzymane od zagranicznych dostawców, w tym faktury dotyczące WNT, co do zasady nie są wprowadzane do KSeF. Polski nabywca rozlicza je poza systemem, zgodnie z zasadami właściwymi dla danej transakcji.

Jak wygląda podwójny obieg faktury WDT?

Obsługa dokumentu przebiega dwutorowo. Najpierw faktura musi zostać przygotowana w strukturze XML i przesłana do KSeF, a następnie jej czytelna forma musi trafić do kontrahenta. Kolejne czynności można ułożyć w następujący sposób:

Przygotuj fakturę ustrukturyzowaną – wprowadź dane sprzedawcy, nabywcy, dostawy, waluty i oznaczeń WDT zgodnie ze strukturą FA(3).
Wyślij dokument do KSeF – po pozytywnej walidacji system przyjmie plik XML i nada mu numer identyfikacyjny.
Pobierz potwierdzenie – zachowaj UPO oraz numer KSeF, ponieważ pozwalają powiązać dokument wysłany kontrahentowi z fakturą zarejestrowaną w systemie.
Wygeneruj wizualizację – przygotuj PDF albo wydruk odpowiadający danym z faktury ustrukturyzowanej i zawierający kod QR.
Przekaż dokument nabywcy – wyślij go e-mailem, przez EDI, portal kontrahenta, w formie papierowej lub w inny sposób wcześniej uzgodniony z odbiorcą.

Ostrzeżenie: samo przyjęcie faktury przez KSeF nie oznacza jej dostarczenia zagranicznemu klientowi. Brak osobnej wysyłki może utrudnić nabywcy zaksięgowanie dokumentu, obsługę płatności lub wykazanie transakcji w jego kraju.

Przed wysłaniem dokumentu sprawdź następujące elementy:

Zweryfikuj ważność numeru VAT-UE nabywcy i jego zgodność z krajem rejestracji.
Sprawdź nazwę, adres oraz identyfikator kontrahenta w danych faktury.
Upewnij się, że oznaczenia FA(3) odpowiadają transakcji WDT.
Wygeneruj PDF lub wydruk z kodem QR i zachowaj dowód przekazania dokumentu.

Jak wypełnić pola FA(3) dla WDT?

WDT wymaga prawidłowego przypisania stawki i adnotacji w strukturze FA(3). Dane nabywcy zagranicznego należy rozdzielić na numer identyfikacyjny oraz kod państwa. Dla kontrahenta z Niemiec będzie to przykładowo kod kraju DE i numer VAT-UE zapisany jako identyfikator zagraniczny.

Pole	Wartość	Opis
P_12	0 WDT	Oznaczenie stawki 0% właściwej dla wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów.
P_18	2	Brak adnotacji „odwrotne obciążenie”. WDT nie jest oznaczane tak jak eksport usług B2B.
P_22	1	Adnotacja związana z zastosowaniem stawki 0% dla WDT.
NrID i KodKraju	Numer VAT-UE oraz kod państwa	Identyfikacja zagranicznego nabywcy, na przykład numer VAT-UE i kod DE dla kontrahenta niemieckiego.

Przewiń tabelę w bok →

Nie wpisuj zagranicznego numeru VAT jako polskiego NIP. W modelu danych nabywca powinien być oznaczony jako podmiot zagraniczny, z właściwym kodem kraju. Wpisanie numeru bez prawidłowego mapowania może spowodować odrzucenie pliku albo niespójność między fakturą a ewidencją.

Oznaczenie 0 WDT nie przesądza samo w sobie o prawie do zastosowania stawki 0%. Potrzebne są także warunki materialne, w szczególności właściwy numer VAT-UE nabywcy oraz dowody wywozu i dostarczenia towarów do innego państwa członkowskiego. KSeF sprawdza strukturę dokumentu, ale nie zastępuje podatkowej weryfikacji transakcji.

Dlaczego wizualizacja musi zawierać kod QR?

Faktura przekazywana poza KSeF powinna zawierać kod QR umożliwiający weryfikację dokumentu w systemie. Dotyczy to także wizualizacji faktur dokumentujących WDT i eksport. Kod nie jest dodatkiem marketingowym, lecz elementem łączącym PDF lub wydruk z fakturą ustrukturyzowaną zarejestrowaną w KSeF.

W pliku XML przesyłanym do systemu nie umieszcza się kodu QR jako elementu wizualnego. Kod pojawia się na dokumencie udostępnianym poza KSeF, czyli przede wszystkim na PDF-ie albo wydruku. Zagraniczny nabywca może dzięki niemu sprawdzić autentyczność i podstawowe dane faktury bez korzystania z polskiego obiegu dokumentów.

Wizualizacja może zawierać dodatkowe informacje handlowe, takie jak numer zamówienia, warunki dostawy czy dane kontaktowe. Nie mogą one jednak zmieniać danych faktury ustrukturyzowanej ani wprowadzać odbiorcy w błąd. PDF powinien być zgodny z XML-em przekazanym do KSeF.

Jaki kurs waluty zastosować przy fakturze WDT?

Kwoty na fakturze WDT mogą być wyrażone w euro lub innej walucie, ale kwoty wymagane do rozliczenia VAT przelicza się na złote. Zasadnicze znaczenie ma dzień powstania obowiązku podatkowego, a nie data wysłania dokumentu do KSeF.

Przy WDT obowiązek podatkowy powstaje co do zasady w dniu wystawienia faktury, nie później jednak niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu dostawy. Kurs należy ustalić jako średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień powstania tego obowiązku. Podatnik może stosować inną dopuszczalną metodę, na przykład kurs Europejskiego Banku Centralnego, jeżeli wybrał ją zgodnie z zasadami podatkowymi i zachowuje wymaganą ciągłość.

Przykład: towar został dostarczony 27 lutego, a fakturę wystawiono 10 marca. Obowiązek podatkowy powstaje w dniu wystawienia faktury, więc właściwy będzie kurs z ostatniego dnia roboczego przed 10 marca. Gdyby fakturę wystawiono dopiero 20 marca, po ustawowym terminie, obowiązek podatkowy powstałby najpóźniej 15 marca. Wtedy należy zastosować kurs z ostatniego dnia roboczego przed 15 marca, a nie kurs z 19 marca ani z dnia wysyłki do KSeF.

Data nadania numeru KSeF nie wyznacza automatycznie kursu waluty. Najpierw ustal moment powstania obowiązku podatkowego, a dopiero potem wybierz dzień właściwy dla kursu.

Na jakie błędy uważać?

Najczęstsze problemy wynikają z traktowania KSeF jako jedynego kanału obiegu dokumentu albo z nieprawidłowego mapowania danych zagranicznego nabywcy:

Pomijanie KSeF tylko dlatego, że kontrahent ma siedzibę w innym państwie.
Wysłanie PDF-u bez kodu QR albo wygenerowanie wizualizacji różniącej się od pliku XML.
Wpisanie zagranicznego numeru VAT w polu przeznaczonym dla polskiego NIP.
Ustawienie P_18 na wartość 1, mimo że WDT nie wymaga adnotacji „odwrotne obciążenie”.
Zastosowanie kursu z dnia wystawienia lub wysyłki do KSeF bez sprawdzenia momentu obowiązku podatkowego.
Próba przesłania do KSeF faktury otrzymanej od zagranicznego dostawcy w ramach WNT.

WDT w KSeF – najważniejsza zasada

Polski wystawca powinien zarejestrować fakturę WDT w KSeF, przygotować zgodną wizualizację z kodem QR i przekazać ją zagranicznemu nabywcy uzgodnionym kanałem. Prawidłowa obsługa wymaga więc jednoczesnego dopilnowania struktury FA(3), danych VAT-UE, kursu waluty oraz faktycznego doręczenia dokumentu poza systemem.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej ani prawnej. Przy nietypowej strukturze transakcji, stałym miejscu prowadzenia działalności lub wątpliwościach dotyczących momentu powstania obowiązku podatkowego skonsultuj rozliczenie z doradcą podatkowym.