Do 31 grudnia 2026 r. paragon fiskalny z NIP nabywcy do 450 zł brutto, który pełni funkcję faktury uproszczonej, nie musi być przesyłany do KSeF. Od 1 stycznia 2027 r. sprzedaż taka będzie dokumentowana fakturą ustrukturyzowaną w KSeF, oznaczoną jako faktura FP.
Faktura do 450 zł a KSeF – jakie są zasady?
Paragon z NIP nabywcy do kwoty 450 zł brutto albo równowartości 100 euro jest fakturą uproszczoną. W okresie przejściowym, który trwa do 31 grudnia 2026 r., taki dokument pozostaje poza obowiązkiem wystawiania i przesyłania do KSeF.
Oznacza to, że sprzedawca dokumentuje drobną sprzedaż paragonem z NIP, a nie dodatkową fakturą ustrukturyzowaną. Zasada dotyczy także podatników objętych obowiązkowym KSeF. Wyłączenie wynika z przepisów epizodycznych ustawy o VAT, w szczególności art. 145n.
Od 1 stycznia 2027 r. faktura uproszczona w dotychczasowej postaci nie będzie już wystarczająca. Paragon z NIP pozostanie potwierdzeniem zakupu, natomiast sprzedawca będzie musiał wystawić w KSeF fakturę ustrukturyzowaną FP, czyli fakturę do paragonu.
Czym jest faktura uproszczona?
Faktura uproszczona to szczególny rodzaj faktury, która może zawierać węższy zakres danych niż standardowa faktura. W sprzedaży detalicznej najczęściej przyjmuje formę paragonu fiskalnego z NIP nabywcy.
Aby paragon pełnił funkcję faktury uproszczonej, powinien zawierać między innymi:
- NIP nabywcy wskazujący, że zakup został dokonany przez firmę lub innego podatnika;
- datę wystawienia i numer dokumentu;
- oznaczenie sprzedawcy oraz jego numer identyfikacji podatkowej;
- nazwę towaru lub usługi, wartość brutto oraz dane pozwalające ustalić kwotę podatku według właściwej stawki.
Limit 450 zł dotyczy kwoty należności ogółem, czyli wartości brutto. W przypadku transakcji rozliczanych w euro stosuje się równowartość 100 euro. Powyżej tego limitu paragon z NIP nie jest fakturą uproszczoną. Sprzedawca powinien wystawić zwykłą fakturę, a w okresie obowiązku KSeF zrobić to w systemie.
Paragon z NIP do 450 zł jest już fakturą. Nie wystawia się do niego drugiego, pełnego dokumentu tylko dlatego, że nabywca chce mieć fakturę z pełną nazwą i adresem firmy.
Paragon z NIP a KSeF w 2026 i 2027 roku
Najważniejsza zmiana dotyczy momentu zakończenia okresu przejściowego. Poniższa tabela pokazuje, jak zmienia się sposób dokumentowania sprzedaży:
| Okres | Paragon z NIP do 450 zł | Paragon z NIP powyżej 450 zł |
|---|---|---|
| Do 31 grudnia 2026 r. | Paragon jest fakturą uproszczoną i pozostaje poza KSeF. | Nie jest fakturą uproszczoną. W przypadku obowiązku KSeF należy wystawić fakturę ustrukturyzowaną. |
| Od 1 stycznia 2027 r. | Paragon jest potwierdzeniem zakupu, a sprzedawca wystawia fakturę FP w KSeF. | Nadal wymaga wystawienia pełnej faktury ustrukturyzowanej w KSeF. |
W 2026 roku data wejścia podatnika do obowiązkowego KSeF może zależeć od jego sytuacji. Dla największych podatników obowiązek wystawiania faktur w systemie rozpoczyna się 1 lutego 2026 r., a dla pozostałych co do zasady 1 kwietnia 2026 r. Nie zmienia to jednak zasady dotyczącej paragonów z NIP do 450 zł, które do końca 2026 roku są objęte wyłączeniem.
Nie wystawiaj pełnej faktury do paragonu z NIP
Wystawienie pełnej faktury do paragonu z NIP do 450 zł jest błędem. Taki paragon już dokumentuje sprzedaż jako faktura uproszczona. Dodanie kolejnej faktury prowadziłoby do podwójnego udokumentowania tej samej transakcji.
Zasada ta wiąże się z art. 106h ustawy o VAT. Jeżeli nabywca potrzebuje pełnej faktury, powinien zgłosić to przed zarejestrowaniem sprzedaży na kasie. Sprzedawca może wtedy wystawić fakturę zgodnie z właściwą procedurą, zamiast drukować paragon z NIP jako fakturę uproszczoną.
Jeżeli sprzedaż została już zarejestrowana, późniejsze dopisanie NIP na paragonie nie jest prawidłowym sposobem naprawienia sytuacji. Sprzedawca powinien postępować zgodnie z procedurą właściwą dla danego rodzaju kasy i dokumentowania anulowanej lub skorygowanej sprzedaży.
Co zmieni się od 1 stycznia 2027 r.?
Od 2027 roku każda sprzedaż na rzecz firmy, także o wartości do 450 zł, będzie wymagała wystawienia faktury ustrukturyzowanej w KSeF. W przypadku sprzedaży zarejestrowanej na kasie będzie to faktura FP, czyli faktura do paragonu.
Faktura FP będzie powiązana z danymi paragonu i oznaczona właściwym znacznikiem. Nie będzie ponownie zwiększać podatku należnego, ponieważ sprzedaż została już ujęta w raporcie kasy fiskalnej. Jej funkcją będzie udokumentowanie transakcji na rzecz konkretnego nabywcy w systemie KSeF.
Przedsiębiorca powinien przed tą datą sprawdzić, czy jego kasa i oprogramowanie sprzedażowe pozwalają prawidłowo obsłużyć nowy model dokumentowania. Krótka lista kontrolna obejmuje:
- Sprawdzenie, czy NIP nabywcy jest pobierany przed zarejestrowaniem sprzedaży.
- Weryfikację, czy system rozpoznaje limit 450 zł brutto i właściwy rodzaj dokumentu.
- Ustalenie, czy sprzedaż do 450 zł będzie automatycznie powiązana z fakturą FP w KSeF.
- Przygotowanie procedury dla zwrotów, korekt i pomyłek w danych nabywcy.
- Przeszkolenie pracowników, aby nie wystawiali drugiej faktury do paragonu, który już pełni funkcję faktury uproszczonej.
Do końca 2026 r. przy sprzedaży do 450 zł brutto wystarczy paragon z NIP i nie należy wysyłać go do KSeF. Od 1 stycznia 2027 r. ten sam rodzaj sprzedaży będzie wymagał faktury FP w KSeF, a sam paragon przestanie pełnić funkcję faktury uproszczonej.
