Zaliczka jest przedpłatą na poczet ceny i co do zasady podlega zwrotowi, gdy umowa nie zostanie wykonana. Zadatek pełni funkcję zabezpieczenia – może przepaść albo podlegać zwrotowi w podwójnej wysokości. Zadatek reguluje art. 394 Kodeksu cywilnego, natomiast zaliczka nie ma własnej, szczegółowej regulacji ustawowej.
Czym różni się zadatek od zaliczki?
Zarówno zadatek, jak i zaliczka są wpłatami dokonywanymi przed wykonaniem umowy, na przykład przy umowie przedwstępnej sprzedaży mieszkania albo zamówieniu usługi. Różnica ujawnia się przede wszystkim wtedy, gdy jedna ze stron nie wykonuje umowy.
Zaliczka jest częścią przyszłej ceny. Jeżeli umowa nie dojdzie do skutku, wpłacona kwota co do zasady wraca do osoby, która ją przekazała.
Zadatek ma dodatkową funkcję. Zabezpiecza wykonanie umowy i wiąże się z finansowymi konsekwencjami niewykonania zobowiązania przez jedną ze stron. Jego zasady określa art. 394 Kodeksu cywilnego.
Zaliczka a zadatek – porównanie
| Cecha | Zaliczka | Zadatek |
|---|---|---|
| Podstawa prawna | Nie ma własnej, szczegółowej regulacji w Kodeksie cywilnym. Znaczenie wynika głównie z umowy stron. | Reguluje go art. 394 Kodeksu cywilnego, chyba że strony ustalą inaczej. |
| Zwrotność | Co do zasady podlega zwrotowi, gdy umowa nie zostanie wykonana. | Może zostać zatrzymany albo zwrócony w podwójnej wysokości. |
| Niewykonanie przez wpłacającego | Wpłacający odzyskuje zaliczkę. | Druga strona może zatrzymać zadatek. |
| Niewykonanie przez przyjmującego | Przyjmujący zwraca otrzymaną kwotę. | Wpłacający może żądać zwrotu zadatku w podwójnej wysokości. |
Jakie są skutki niewykonania umowy?
W przypadku zadatku znaczenie ma to, kto odpowiada za niewykonanie umowy. Jeżeli umowa zostanie wykonana, zadatek zwykle zalicza się na poczet ceny. Gdy nie jest to możliwe, powinien zostać zwrócony.
Najważniejsze scenariusze wyglądają następująco:
- Jeżeli umowa zostanie wykonana, zadatek zostaje zaliczony na poczet świadczenia osoby, która go wpłaciła.
- Jeżeli umowy nie wykonuje osoba, która dała zadatek, druga strona może go zatrzymać.
- Jeżeli umowy nie wykonuje osoba, która zadatek otrzymała, wpłacający może odstąpić od umowy i żądać zwrotu dwukrotności zadatku.
- Jeżeli umowa zostanie rozwiązana za porozumieniem stron albo żadna ze stron nie odpowiada za jej niewykonanie, zadatek podlega zwrotowi w zwykłej wysokości.
Przykładowo, przy zadatku w wysokości 20 000 zł sprzedający, który bez uzasadnionej podstawy wycofa się z umowy, może być zobowiązany do zwrotu 40 000 zł. Jeśli natomiast to kupujący nie wykona umowy z przyczyn, za które odpowiada, sprzedający może zatrzymać 20 000 zł.
W przypadku zaliczki nie występuje automatyczna sankcja w postaci przepadku albo podwójnego zwrotu. Jeżeli umowa nie zostanie wykonana, wpłacający zasadniczo odzyskuje przekazaną kwotę. Szczegółowe rozliczenie może jednak zależeć od treści umowy i okoliczności sprawy.
Jak oznaczyć wpłatę w umowie?
Charakter wpłaty powinien być zapisany wprost w umowie. Samo potoczne używanie słów „zaliczka” i „zadatek” może prowadzić do sporu, szczególnie gdy dokumenty są niespójne albo nie wyjaśniają skutków odstąpienia od umowy.
Jeżeli umowa nie zawiera odmiennego, jasnego zastrzeżenia, wpłata dokonana przy zawarciu umowy jest co do zasady traktowana jako zadatek. Wynika to z reguły określonej w art. 394 Kodeksu cywilnego. Jeśli strony chcą, aby kwota była zaliczką, powinny wyraźnie wskazać to w treści umowy.
Uwaga: brak precyzyjnego zapisu może oznaczać zastosowanie zasad dotyczących zadatku, a nie zaliczki.
Oznaczenie wpłaty wyłącznie na fakturze lub w tytule przelewu może nie wystarczyć do pełnego wyjaśnienia jej charakteru. Najbezpieczniej opisać w umowie nie tylko nazwę wpłaty, lecz także zasady jej rozliczenia w razie wykonania, rozwiązania albo niewykonania zobowiązania.
Zadatek i zaliczka a podatki
Skutki cywilnoprawne nie są tym samym co rozliczenia podatkowe. W przypadku działalności gospodarczej sposób rozliczenia zależy między innymi od rodzaju transakcji, statusu stron i aktualnych przepisów.
Na gruncie VAT otrzymanie zaliczki lub zadatku zwykle powoduje powstanie obowiązku podatkowego w chwili otrzymania wpłaty, choć ustawa przewiduje wyjątki dla określonych świadczeń. W takich sytuacjach może być potrzebna faktura zaliczkowa.
W podatku dochodowym sama przedpłata co do zasady nie jest jeszcze przychodem z wykonanej sprzedaży lub usługi. Inaczej może być między innymi wtedy, gdy zadatek zostanie zatrzymany po niewykonaniu umowy. Zasady podatkowe wymagają oceny konkretnej transakcji, dlatego przy wysokich kwotach lub umowie zawieranej przez przedsiębiorcę warto skonsultować rozliczenie z księgowym albo doradcą podatkowym.
Kiedy wybrać zaliczkę, a kiedy zadatek?
Wybór zależy od tego, czy stronom bardziej zależy na elastyczności, czy na finansowym zabezpieczeniu wykonania umowy. Zaliczka może być właściwa, gdy strony dopuszczają możliwość rezygnacji bez sankcji. Dotyczy to na przykład sytuacji, w której realizacja zależy od uzyskania finansowania.
Zadatek lepiej chroni stronę, która chce ograniczyć ryzyko jednostronnego wycofania się kontrahenta. Dlatego często stosuje się go przy umowach przedwstępnych dotyczących nieruchomości, gdzie niewykonanie transakcji może oznaczać znaczną stratę czasu i dodatkowe koszty.
Przy podejmowaniu decyzji pomocne są następujące zasady:
- Wybierz zaliczkę – gdy ważniejsza jest możliwość odzyskania wpłaty i elastyczne zakończenie współpracy.
- Wybierz zadatek – gdy chcesz finansowo zmotywować drugą stronę do wykonania umowy.
- Opisz wpłatę w umowie – zwłaszcza gdy kwota jest wysoka albo transakcja zależy od dodatkowych warunków.
- Skonsultuj dokument – jeśli umowa dotyczy nieruchomości lub innej transakcji o dużej wartości.
Najkrócej: zaliczka zabezpiecza rozliczenie przed wykonaniem umowy, a zadatek zabezpiecza samą umowę. Przed podpisaniem dokumentu trzeba jasno ustalić, która z tych funkcji jest dla stron ważniejsza.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej, podatkowej ani finansowej. W przypadku umów o wysokiej wartości skonsultuj ich treść z prawnikiem lub doradcą podatkowym.
