Do 31 grudnia 2026 r. paragon z NIP do 450 zł brutto nadal może być fakturą uproszczoną i pozostaje poza obowiązkiem KSeF. Od 1 stycznia 2027 r. także takie drobne transakcje B2B będą dokumentowane fakturą ustrukturyzowaną w KSeF.
Czym jest faktura uproszczona?
Faktura uproszczona to dokument dotyczący sprzedaży, w której łączna kwota należności nie przekracza 450 zł brutto albo 100 euro brutto. Może zawierać mniej danych niż standardowa faktura VAT, ale musi pozwalać na identyfikację transakcji i ustalenie kwoty podatku.
Jeżeli sprzedaż jest rejestrowana na kasie fiskalnej, rolę faktury uproszczonej może pełnić paragon z NIP nabywcy. Nie jest to wtedy zwykły paragon, do którego trzeba później wystawiać kolejny dokument. Ten sam paragon stanowi fakturę uproszczoną.
Paragon z NIP spełnia tę funkcję, gdy:
- łączna wartość sprzedaży nie przekracza 450 zł brutto albo 100 euro brutto,
- zawiera NIP nabywcy,
- zawiera dane pozwalające określić kwotę podatku dla poszczególnych stawek.
Brak NIP-u nabywcy oznacza, że paragon nie jest fakturą uproszczoną. Z kolei do prawidłowego paragonu z NIP mieszczącego się w limicie nie wystawia się dodatkowej faktury za tę samą sprzedaż. Podwójne udokumentowanie transakcji byłoby nieprawidłowe.
Faktura uproszczona a KSeF – co zmienia się w czasie?
Podstawą okresowego wyłączenia jest art. 145n ustawy o VAT. Przepis pozwala do końca 2026 r. zachować dotychczasowy sposób dokumentowania sprzedaży przy użyciu kas rejestrujących, w tym paragonów z NIP pełniących funkcję faktur uproszczonych.
| Okres | Status paragonu z NIP do 450 zł | Wymagania KSeF |
|---|---|---|
| Do 31 grudnia 2026 r. | Paragon z NIP może być fakturą uproszczoną i pozostaje poza KSeF. | Nie trzeba przesyłać takiego dokumentu do systemu. |
| Od 1 stycznia 2027 r. | Dotychczasowa forma paragonu z NIP jako faktury uproszczonej przestaje wystarczać przy sprzedaży B2B. | Trzeba wystawić fakturę ustrukturyzowaną w KSeF, zgodnie z obowiązującymi zasadami. |
| Sprzedaż konsumencka bez NIP | Paragon pozostaje dokumentem sprzedaży dla osoby fizycznej nieprowadzącej działalności. | Sprzedaż B2C pozostaje poza obowiązkowym obiegiem faktur B2B w KSeF. |
Od 1 stycznia 2027 r. faktura uproszczona nie będzie więc funkcjonować w obecnej formie jako paragon z NIP wystawiony na kasie. Drobna wartość transakcji nadal może wpływać na zakres danych faktury, ale nie wyłączy obowiązku wystawienia dokumentu ustrukturyzowanego, jeżeli sprzedaż podlega KSeF.
Jak postępować przy sprzedaży na firmę?
Najważniejsze jest ustalenie statusu nabywcy jeszcze przed zarejestrowaniem sprzedaży. Procedura przy kasie może wyglądać następująco:
- Zapytaj o charakter zakupu – ustal, czy klient kupuje jako przedsiębiorca i chce dokumentu na firmę.
- Pobierz NIP przed wydrukiem paragonu – numer trzeba wprowadzić do kasy przed zakończeniem sprzedaży. Późniejsze dopisanie NIP-u do paragonu nie tworzy prawidłowej faktury uproszczonej.
- Dobierz dokument do wartości transakcji – do 450 zł brutto paragon z NIP może być fakturą uproszczoną, a powyżej tego limitu potrzebna jest standardowa faktura.
- Nie wystawiaj drugiej faktury do paragonu z NIP – jeżeli paragon spełnia warunki faktury uproszczonej, sam dokumentuje sprzedaż.
- Przygotuj system sprzedażowy na 2027 r. – kasa, program sprzedażowy i procedury powinny umożliwiać wystawianie faktur ustrukturyzowanych dla wszystkich objętych KSeF transakcji B2B.
Przy sprzedaży powyżej 450 zł brutto paragon z NIP nie jest fakturą uproszczoną. Jeżeli sprzedaż jest na rzecz firmy, należy wystawić właściwą fakturę, a od momentu objęcia danego podatnika obowiązkiem KSeF przekazać ją do systemu zgodnie z obowiązującymi regułami.
Jakie wyjątki trzeba uwzględnić?
Nie każda sprzedaż podlega tym samym zasadom. Przed wystawieniem dokumentu trzeba sprawdzić przede wszystkim:
- czy nabywca jest przedsiębiorcą, czy konsumentem,
- czy wartość sprzedaży mieści się w limicie 450 zł brutto lub 100 euro brutto,
- czy NIP nabywcy został podany przed zarejestrowaniem sprzedaży,
- czy transakcja nie należy do rodzaju sprzedaży wyłączonego z możliwości zastosowania faktury uproszczonej.
Sam fakt, że dokument ma uproszczoną formę, nie oznacza automatycznie zwolnienia z KSeF. Do końca 2026 r. szczególne wyłączenie dotyczy paragonów z kas rejestrujących, w tym paragonów z NIP spełniających warunki faktury uproszczonej. Po tej dacie trzeba będzie stosować zasady właściwe dla faktur ustrukturyzowanych, chyba że dla konkretnej transakcji będzie obowiązywał odrębny wyjątek.
Co zrobić przed 2027 rokiem?
Przedsiębiorca powinien wcześniej sprawdzić, czy oprogramowanie sprzedażowe i kasa współpracują z rozwiązaniem obsługującym KSeF. Trzeba też ustalić, jak pracownicy mają rozpoznawać sprzedaż B2B, pobierać NIP i przekazywać dane do wystawienia faktury.
Do końca 2026 r. paragon z NIP do 450 zł brutto nadal wystarcza jako faktura uproszczona i nie trzeba wysyłać go do KSeF. Od 1 stycznia 2027 r. ten model zostanie zastąpiony fakturą ustrukturyzowaną dla sprzedaży objętej obowiązkiem systemu.
