Do 31 grudnia 2026 r. faktury z kasy fiskalnej mogą być wystawiane na dotychczasowych zasadach. Od 1 stycznia 2027 r. faktura dla podatnika, czyli sprzedaż B2B, będzie musiała zostać wystawiona w KSeF. Kasa fiskalna nadal pozostanie potrzebna przy sprzedaży konsumenckiej, ponieważ KSeF nie likwiduje paragonów.
Faktura z kasy fiskalnej a KSeF – najważniejsze daty
Okres do końca 2026 r. jest okresem przejściowym. W tym czasie faktury wystawiane przy użyciu kasy rejestrującej, w tym faktury do paragonów oraz paragony z NIP uznawane za faktury uproszczone, mogą pozostać poza KSeF. Dotyczy to dokumentów, dla których przepisy pozwalają na zastosowanie takiego rozwiązania.
Od 1 stycznia 2027 r. faktury dokumentujące sprzedaż na rzecz podatnika będą wystawiane jako faktury ustrukturyzowane w KSeF. Nie oznacza to jednak likwidacji kasy. Urząd nadal będzie służył do ewidencjonowania sprzedaży detalicznej i wystawiania paragonów konsumentom.
Jak zmienią się zasady fakturowania?
| Okres | Faktura B2B z kasy fiskalnej | Faktura B2C dla konsumenta |
|---|---|---|
| Do 31.12.2026 r. | Może być wystawiona przy użyciu kasy rejestrującej i poza KSeF. W okresie przejściowym obowiązuje także limit 10 000 zł brutto miesięcznie dla części faktur wystawianych poza systemem. | Sprzedaż można ewidencjonować na kasie, a fakturę wystawić papierowo lub elektronicznie. Faktura do paragonu nie musi trafiać do KSeF. |
| Od 01.01.2027 r. | Faktura dla podatnika nie będzie wystawiana bezpośrednio z kasy. Należy wystawić ją w KSeF, z uwzględnieniem ustawowych wyjątków. | Kasa nadal służy do wystawiania paragonów. Faktura dla konsumenta może być wystawiona poza KSeF, a przesłanie jej do systemu pozostaje dobrowolne. |
Limit 10 000 zł brutto dotyczy okresu przejściowego do końca 2026 r. Do tej wartości wlicza się tylko faktury, które co do zasady powinny być wystawione w KSeF, ale na mocy przepisów przejściowych mogą być wystawione poza systemem. Nie wlicza się do niego sprzedaży konsumenckiej udokumentowanej wyłącznie paragonem ani dokumentów wystawianych przy użyciu kasy w przypadkach objętych wyłączeniem.
B2B i B2C – dlaczego to rozróżnienie ma znaczenie?
O sposobie wystawienia dokumentu decyduje przede wszystkim status nabywcy. Podatnik kupujący towar lub usługę w związku z działalnością gospodarczą uczestniczy w transakcji B2B. Osoba prywatna, która nie prowadzi działalności gospodarczej, jest konsumentem, czyli uczestnikiem transakcji B2C.
Od 2027 r. KSeF przejmie obsługę faktur wystawianych dla podatników. Kasa rejestrująca pozostanie natomiast narzędziem ewidencji sprzedaży konsumenckiej. Najważniejsze różnice są następujące:
- B2B – faktura dla podatnika będzie wystawiana w KSeF, a nie bezpośrednio z kasy fiskalnej.
- B2C – sprzedaż nadal może być rejestrowana na kasie i potwierdzana paragonem.
- Faktura do paragonu dla konsumenta – może być wystawiona poza KSeF, na przykład w formie papierowej lub elektronicznej.
- Faktura konsumencka w KSeF – jest dopuszczalna dobrowolnie, ale sprzedawca powinien przekazać ją konsumentowi w uzgodniony sposób.
Przykładowo, gdy klient kupuje produkt jako osoba prywatna, sprzedaż rejestrujesz na kasie i wydajesz paragon. Jeżeli później poprosi o fakturę, możesz wystawić ją poza KSeF. Gdy ten sam zakup realizuje firma i podaje NIP, po zakończeniu okresu przejściowego fakturę trzeba będzie wystawić w KSeF.
Paragon z NIP do 450 zł brutto jest fakturą uproszczoną. Do końca 2026 r. może być wystawiany poza KSeF. Po tej dacie sprzedaż na rzecz podatnika powinna być dokumentowana w KSeF, z uwzględnieniem przepisów określających przypadki wyłączone z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych.
Jak przygotować proces sprzedaży?
Przedsiębiorca powinien potraktować zmianę jako modyfikację procesu sprzedaży, a nie wyłącznie wymianę programu do fakturowania. Szczególne znaczenie ma sytuacja, w której jedna kasa obsługuje zarówno konsumentów, jak i firmy.
- Przeanalizuj obecny obieg dokumentów – ustal, które transakcje kończą się paragonem, które fakturą z kasy, a które fakturą wystawianą już dziś w systemie księgowym.
- Rozpoznawaj status nabywcy przy sprzedaży – pracownik powinien wiedzieć, czy klient kupuje jako konsument, czy jako podatnik posługujący się NIP.
- Wybierz system z integracją z KSeF – program sprzedażowy lub księgowy powinien umożliwiać wystawianie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych oraz przekazywanie danych do ewidencji.
- Ustal procedurę dla sprzedaży mieszanej – określ, kiedy wystawiany jest paragon, kiedy faktura do paragonu, a kiedy faktura bezpośrednio w KSeF.
- Przeszkol personel i przetestuj obieg – sprawdź obsługę korekt, faktur konsumenckich, sprzedaży z NIP oraz sytuacji, w których klient zmienia rodzaj dokumentu.
Uwaga organizacyjna: identyfikacja kontrahenta powinna nastąpić przed wystawieniem dokumentu. Jeżeli sprzedaż B2B zostanie błędnie potraktowana jak zwykła sprzedaż konsumencka, późniejsze wystawienie faktury w innym obiegu może wymagać dodatkowych czynności i zwiększyć ryzyko podwójnego ujęcia sprzedaży.
KSeF 2.0 korzysta z ustrukturyzowanego pliku XML zgodnego ze strukturą FA(3). W praktyce przedsiębiorca nie musi samodzielnie obsługiwać technicznych szczegółów formatu, ale używany program powinien być dostosowany do systemu. Przy braku połączenia z KSeF mogą mieć zastosowanie tryby offline, w tym Offline24, w którym fakturę należy przesłać do systemu najpóźniej następnego dnia roboczego.
Najprostsza zasada jest więc następująca: kasa pozostaje dla paragonów i sprzedaży konsumenckiej, a KSeF staje się podstawowym miejscem wystawiania faktur B2B. Do końca 2026 r. oba obiegi mogą jeszcze działać równolegle, ale proces sprzedaży warto przygotować tak, aby od 2027 r. status nabywcy automatycznie kierował dokument do właściwego systemu.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej. W przypadku nietypowego modelu sprzedaży lub wątpliwości dotyczących wyjątków od obowiązku KSeF warto skonsultować konkretny stan faktyczny z doradcą podatkowym.
