Od 1 lutego 2026 r. sprzedawca rozlicza fakturę korygującą in minus w zależności od sposobu jej wystawienia. Korektę ustrukturyzowaną ujmuje w okresie, w którym przesłał ją do KSeF. Przy dokumencie wystawionym poza KSeF co do zasady potrzebuje potwierdzenia otrzymania korekty przez nabywcę. Dla faktury ustrukturyzowanej takie potwierdzenie nie jest wymagane.
Kiedy sprzedawca obniża VAT należny?
Faktura korygująca in minus zmniejsza podstawę opodatkowania albo kwotę VAT należnego. Może być związana między innymi z rabatem udzielonym po sprzedaży, zwrotem towaru, zwrotem zaliczki lub błędem powodującym zawyżenie podatku na fakturze pierwotnej.
Po zmianach obowiązujących od 1 lutego 2026 r. decydujące znaczenie ma kanał wystawienia korekty. W przypadku faktury ustrukturyzowanej momentem rozliczenia jest okres jej przesłania do KSeF. Sprzedawca nie musi czekać na potwierdzenie odbioru ani gromadzić odrębnej dokumentacji uzgodnienia warunków obniżki tylko po to, aby ująć korektę w VAT.
Inaczej wygląda rozliczenie faktury papierowej lub zwykłej faktury elektronicznej wystawionej poza KSeF. W takim przypadku sprzedawca ujmuje obniżenie VAT w okresie, w którym uzyskał potwierdzenie otrzymania korekty przez nabywcę, chyba że zastosowanie ma jeden z ustawowych wyjątków.
Faktura korygująca in minus a VAT – tabela rozliczeń
| Sposób wystawienia faktury korygującej | Moment ujęcia w VAT | Czy potrzebne jest potwierdzenie odbioru? |
|---|---|---|
| Faktura ustrukturyzowana wystawiona online w KSeF | Okres, w którym faktura została przesłana do KSeF | Nie |
| Tryb offline24, niedostępność albo awaria KSeF, z późniejszym przesłaniem dokumentu do systemu | Co do zasady okres, w którym faktura korygująca została przesłana do KSeF | Nie, jeżeli zastosowanie mają zasady dla faktury obsłużonej w tym trybie |
| Faktura papierowa albo elektroniczna wystawiona poza KSeF | Okres uzyskania potwierdzenia otrzymania faktury przez nabywcę | Tak, z wyjątkami ustawowymi |
W praktyce należy rozróżnić datę wystawienia dokumentu od daty jego przesłania do KSeF. Dla faktury ustrukturyzowanej faktura jest uznawana za wystawioną w dniu przesłania jej do systemu. To właśnie ten okres rozliczeniowy wyznacza moment obniżenia podstawy opodatkowania i VAT należnego u sprzedawcy.
Jak rozliczyć korektę wystawioną poza KSeF?
Przy papierowej fakturze korygującej albo zwykłym dokumencie elektronicznym sprzedawca powinien posiadać dowód, że nabywca otrzymał korektę. Samo wystawienie dokumentu nie przesuwa jeszcze VAT należnego do okresu wystawienia. Liczy się okres, w którym sprzedawca uzyskał potwierdzenie odbioru.
Jeżeli nabywca otrzymał korektę 28 lutego, ale sprzedawca uzyskał informację potwierdzającą odbiór dopiero 1 marca, zasadniczo rozlicza korektę w marcu. Potwierdzeniem może być na przykład wiadomość e-mail, podpisany dokument, elektroniczne potwierdzenie doręczenia albo inny dowód pozwalający ustalić datę otrzymania.
Potwierdzenie nie jest wymagane w określonych przypadkach. Dotyczy to między innymi następujących transakcji:
- eksportu towarów i wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów
- dostawy towarów i świadczenia usług, dla których miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium Polski
- sprzedaży energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego
- usług dystrybucji energii i gazu, usług telekomunikacyjnych oraz usług wymienionych w odpowiednich pozycjach załącznika nr 3 do ustawy o VAT
Wyjątek może mieć zastosowanie także wtedy, gdy sprzedawca nie uzyskał potwierdzenia odbioru mimo udokumentowanej próby doręczenia, a z posiadanych dowodów wynika, że nabywca wie o realizacji transakcji zgodnie z warunkami określonymi w korekcie. W takim przypadku dokumentacja powinna jasno pokazywać zarówno próbę doręczenia, jak i wiedzę nabywcy o zmianie wartości transakcji.
Zmiana przepisów nie oznacza, że każda korekta poza KSeF wymaga uzyskania podpisanego oświadczenia. Istotne jest posiadanie wiarygodnego dowodu odbioru lub spełnienie warunków jednego z wyjątków wskazanych w ustawie o VAT. Nadal trzeba też przechowywać dokumenty dotyczące samej przyczyny korekty, na przykład zwrotu towaru albo udzielonego rabatu.
Czy mogę już obniżyć VAT? Ścieżka decyzyjna
Aby ustalić właściwy okres ujęcia faktury korygującej in minus, sprzedawca może przejść przez następujące kroki:
- Sprawdź sposób wystawienia korekty – ustal, czy dokument został przesłany do KSeF, wystawiony w jednym z przewidzianych trybów offline, czy sporządzony poza systemem.
- Jeżeli korekta jest fakturą ustrukturyzowaną – ujmij ją w okresie, w którym została przesłana do KSeF. Nie czekaj na potwierdzenie odbioru od nabywcy.
- Jeżeli korekta została wystawiona poza KSeF – sprawdź, czy masz potwierdzenie jej otrzymania przez nabywcę. Jeśli tak, rozlicz ją w okresie uzyskania tego potwierdzenia.
- Jeżeli nie masz potwierdzenia – zweryfikuj, czy transakcja należy do ustawowych wyjątków, takich jak eksport, WDT, media lub usługi telekomunikacyjne.
- Jeżeli nie zachodzi wyjątek – nie obniżaj jeszcze VAT należnego. Poczekaj na potwierdzenie odbioru albo na zgromadzenie dowodów wymaganych dla konkretnej podstawy prawnej.
Po ustaleniu właściwego okresu korektę należy wykazać w ewidencji i części deklaracyjnej JPK_V7 za ten okres. Błędem jest automatyczne ujmowanie każdej korekty poza KSeF w miesiącu jej wystawienia.
O czym pamiętać przy kontroli rozliczenia?
Sprzedawca powinien zachować numer KSeF i datę przesłania korekty, jeżeli dokument został wystawiony w systemie. Przy fakturach poza KSeF należy archiwizować dowody doręczenia, korespondencję z nabywcą i dokumenty potwierdzające przyczynę obniżki. W razie wątpliwości dotyczących daty odbioru lub obsługi trybu offline warto sprawdzić, jakie znaczniki zapisuje system księgowy i czy pozwalają one odtworzyć przebieg doręczenia.
Nota ekspercka: po 1 lutego 2026 r. podstawowe pytanie brzmi nie tylko „kiedy wystawiono korektę?”, lecz także „w jakim trybie ją wystawiono?”. KSeF pozwala rozliczyć fakturę ustrukturyzowaną w okresie jej przesłania bez potwierdzenia odbioru. Przy dokumencie poza KSeF trzeba natomiast prawidłowo ustalić i udokumentować moment otrzymania korekty przez nabywcę.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej. Przy nietypowej transakcji, problemie z ustaleniem daty doręczenia albo rozbieżności między systemem księgowym a KSeF skonsultuj rozliczenie z doradcą podatkowym.
