Faktura jest dokumentem podatkowym, a potwierdzenie sprzedaży lub potwierdzenie transakcji ma przede wszystkim charakter handlowy i informacyjny. Nie są to synonimy. Potwierdzenie nie zastępuje faktury i samo w sobie nie daje prawa do odliczenia VAT.
Faktura a potwierdzenie sprzedaży – najważniejsza różnica
Faktura dokumentuje sprzedaż towaru lub wykonanie usługi w rozumieniu przepisów o VAT. Zawiera dane wymagane przez ustawę o VAT i może stanowić podstawę do ujęcia transakcji w rozliczeniach podatkowych, w tym do odliczenia podatku naliczonego, jeżeli spełnione są pozostałe warunki ustawowe.
Potwierdzenie sprzedaży, a w kontekście KSeF także potwierdzenie transakcji, służy natomiast do poinformowania nabywcy, że doszło do sprzedaży albo że faktura została wystawiona i powinna trafić do systemu. Nie ma statusu faktury w rozumieniu ustawy o VAT.
| Kryterium | Faktura | Potwierdzenie transakcji |
|---|---|---|
| Cel | Dokumentuje sprzedaż dla celów podatkowych i rozliczeniowych. | Potwierdza zawarcie transakcji lub oczekiwanie na fakturę w KSeF. |
| Skutek podatkowy | Może być podstawą odliczenia VAT, jeśli spełnione są warunki ustawowe. | Nie daje prawa do odliczenia VAT. |
| Obowiązkowość | Wystawienie jest wymagane w sytuacjach określonych przepisami. | Jego wydanie jest dobrowolne. |
| Podstawa prawna | Jest uregulowana w ustawie o VAT. | Nie ma odrębnej definicji faktury w ustawie o VAT. |
W praktyce oba dokumenty mogą zawierać podobne dane, na przykład informacje o stronach transakcji i kwocie należności. O ich charakterze nie decyduje jednak samo podobieństwo wyglądu. Znaczenie ma to, czy dokument spełnia wymagania dotyczące faktury i został wystawiony jako faktura, czy został jednoznacznie oznaczony jako potwierdzenie transakcji.
Po co stosuje się potwierdzenie transakcji w KSeF?
W Krajowym Systemie e-Faktur może wystąpić sytuacja, w której faktura została już przygotowana, ale nie ma jeszcze numeru KSeF. Dotyczy to między innymi dokumentów wystawianych w trybie ONLINE lub OFFLINE. Nabywca, zwłaszcza w sprzedaży stacjonarnej, może wtedy potrzebować dokumentu potwierdzającego, że transakcja została dokonana.
Potwierdzenie transakcji pełni w takim przypadku funkcję tymczasowego dokumentu handlowego. Zabezpiecza interes nabywcy, ale nie zmienia statusu faktury i nie przenosi na potwierdzenie skutków podatkowych właściwych dla faktury. Po nadaniu fakturze numeru KSeF kody QR lub linki na potwierdzeniu mogą ułatwić dotarcie do dokumentu i sprawdzenie jego danych.
Ministerstwo Finansów wskazuje, że stosowanie potwierdzeń transakcji jest dobrowolne. Sprzedawca może z nich korzystać, ale przepisy nie nakładają ogólnego obowiązku wydawania takiego dokumentu. Potwierdzenie może być przydatne w szczególności w następujących sytuacjach:
- Sprzedaż odbywa się w sklepie stacjonarnym lub innym miejscu, w którym nabywca oczekuje dokumentu od razu.
- Faktura została wystawiona w trybie ONLINE, ale nie otrzymała jeszcze numeru KSeF.
- Faktura została wystawiona w trybie OFFLINE, a jej przekazanie do KSeF nastąpi później.
- Wystąpiła czasowa niedostępność KSeF i sprzedawca chce przekazać nabywcy informację o transakcji.
W przypadku faktury, która ma już numer KSeF, sprzedawca może przekazać nabywcy jej wizualizację, na przykład wydruk lub plik PDF, zgodnie z zasadami dotyczącymi danego rodzaju nabywcy. Potwierdzenie transakcji jest szczególnie związane z sytuacją, w której faktura nie ma jeszcze numeru KSeF i nie można jej jeszcze zweryfikować w systemie jako przyjętej faktury.
Co musi zawierać potwierdzenie transakcji?
Potwierdzenie powinno być jednoznacznie nazwane „potwierdzeniem transakcji”, aby nie sugerowało, że jest fakturą. Zgodnie z wytycznymi dotyczącymi KSeF powinno zawierać dane pozwalające zidentyfikować strony, kwotę oraz przyszłą lub już przekazaną fakturę:
- Dane sprzedawcy, czyli nazwę, NIP i adres.
- Dane nabywcy, w tym nazwę, NIP lub inny identyfikator, a w razie jego braku odpowiednią informację oraz adres.
- Numer faktury nadany przez sprzedawcę.
- Kwotę należności ogółem.
- Dwa kody QR lub odpowiadające im linki, z opisami „sprawdź fakturę w KSeF” oraz „zweryfikuj wystawcę faktury”.
Na samym potwierdzeniu nie należy umieszczać oznaczeń „OFFLINE” ani „CERTYFIKAT” pod kodami QR. Są to oznaczenia związane z określonymi sposobami przekazywania faktury, a nie elementy właściwe dla potwierdzenia transakcji.
Potwierdzenie transakcji nie pozwala na odliczenie VAT. Nabywca powinien poczekać na fakturę albo zweryfikować ją w KSeF, jeżeli chce wykorzystać ją w rozliczeniach podatkowych. Samo wykazanie kwoty podatku na dokumencie nazwanym potwierdzeniem nie nadaje mu statusu faktury. Z kolei wystawca powinien zadbać o jasne oznaczenie dokumentu, ponieważ dokument niespełniający funkcji faktury nie powinien sprawiać wrażenia faktury zawierającej podatek należny.
Najprostsza zasada brzmi: faktura służy do rozliczenia sprzedaży, a potwierdzenie jedynie informuje o transakcji lub pomaga powiązać ją z fakturą oczekującą na numer KSeF. W razie wątpliwości dotyczących konkretnej transakcji, zwłaszcza zagranicznej lub objętej szczególnymi zasadami VAT, warto skonsultować dokument z księgowym albo doradcą podatkowym.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej. W przypadku wątpliwości dotyczących obowiązku wystawienia faktury, rozliczenia VAT lub stosowania KSeF skonsultuj się z doradcą podatkowym albo księgowym.
